Over het Ontwikkelprogramma binnen het Slingeland Ziekenhuis
In het voorjaar van 2022 zijn het Slingeland Ziekenhuis en Sioo een bijzondere samenwerking gestart met het Ontwikkelprogramma. Angélique Triesscheijn, programmamanager bij Sioo, ging in gesprek met Sioo-collega Francine Lameris, Marloes Bockting, ‘Medewerker aan het roer’, Rob Vinke, programmabegeleider bij Sioo en Hjalmar de Ruiter, transitiemanager en clustermanager in het Slingeland Ziekenhuis over dit unieke traject, binnen het Ontwikkelprogramma, genaamd ‘Medewerkers aan het roer’. Hun verhaal gaat over de invulling van deze experimentele stap en wat dat heeft opgeleverd voor het ziekenhuis en de medewerkers en is het tweede deel van een drieluik over de ontwikkeling én uitvoering van dit ontwikkelprogramma. (Lees het eerste deel terug in “De kracht van samen (deel 1)”).
Een grootse uitdaging
Met alle uitdagingen in de zorg en de maatschappij, moest er ook iets gebeuren binnen het Slingeland Ziekenhuis om toekomstbestendig te worden én te blijven. Vacatures vervullen wordt moeilijker, terwijl patiënten door de vergrijzing steeds meer zorg nodig hebben. Dit vraagt om verandering.
Verandertrajecten worden vaak geïnitieerd vanuit directie en management of geregisseerd van buiten. Projecten worden opgestart zonder medewerkers van de werkvloer en soms is pas achteraf zichtbaar dat iets anders aangepakt had moeten worden. Dit maakt dat medewerkers zich heel vaak ongehoord en ongezien voelen. Binnen het Slingeland Ziekenhuis worden medewerkers daarom heel bewust bij het veranderproces betrokken. Een initiatief dat niet direct werd omarmd en gezien. Waar de gedachte eerst nog was dat ‘Het toch niet uitmaakt wat er op de werkvloer gezegd wordt omdat het management hun plan al heeft getrokken’, heerst er inmiddels een compleet andere sfeer. Nu heeft iedereen het gevoel dat ze echt samen, als het hele ziekenhuis, bezig zijn met het verandertraject. Medewerkers krijgen daarvoor vanuit het management ook de ondersteuning die ze nodig hebben.
Meer dan nieuwbouw
Als onderdeel van de vraagstukken waar de organisatie voor staat, wordt een compleet nieuw ziekenhuis gebouwd, waarvan de oplevering voor begin 2027 staat gepland. Het doel is om in de nieuwbouw alles te digitaliseren wat de patiënt zelf zou kunnen doen. De wens is om een gebouw neer te zetten waarin zo effectief mogelijk gewerkt wordt, bijvoorbeeld door loopafstanden zo kort mogelijk te houden. Dit draagt bij aan het werkplezier, samenwerking én efficiëntie. Allemaal om de kosten omlaag te brengen en de beschikbare capaciteit zoveel mogelijk in te zetten voor aandacht aan de patiënt en het verlenen van de benodigde zorg.
Maar alleen met een nieuw gebouw zijn ze er nog niet. De ‘Nieuwbouw’ is, samen met Transformatie & Innovatie (T&I) en het Ontwikkelprogramma, één van de drie programma’s waar het ziekenhuis mee bezig is. Het Ontwikkelprogramma is gemaakt voor de mensen die de nieuwe processen werkend maken. Iedereen krijgt hiermee de kans om zich het nieuwe werken eigen te maken en om mede vorm te geven aan de invulling. Het programma is gericht op medewerkers en hun gedrag. Aanleiding hiervoor zijn de uitdagingen waar het ziekenhuis mee te maken heeft en het besef dat dit vraagt om aanpassingen in het gedrag van iedereen.
Van experiment naar continue verandering
Een experimentele stap binnen in het Ontwikkelprogramma is het traject ‘Medewerkers aan het roer’. Dit kwam voort uit het idee van het transitieteam om een groep mensen ‘van de werkvloer’ de rol van ambassadeur en projectleider te geven. De gedachte hierachter is dat verandering van binnenuit geregisseerd moet worden en niet opgelegd van boven of van buiten. Iets dat in de meeste gevallen niet werkt, omdat processen dan vaak niet aansluiten op de praktijk of er weinig tot geen draagvlak voor is. Daarom deed het Slingeland Ziekenhuis twee jaar geleden een oproep onder medewerkers. Wie dat wilde mocht, naast hun eigen werkzaamheden, meewerken aan de transformatie en innovatie van de organisatie.
Een oproep waar in eerste instantie zo’n 30-50 mensen, met name binnen het zorgbedrijf, gehoor aan gaven. Uiteindelijk kwam er een hele diverse groep van ca. 30 medewerkers tot stand met onder andere secretaresses, verpleegkundigen, applicatiebeheerders en specialisten. Hjalmar de Ruiter is één van de mensen die in deze transitie een combinatiefunctie vervult. Hij werkt al 18 jaar bij het Slingeland Ziekenhuis en heeft gemerkt dat je een heel stuk innovatie- en denkkracht van collega’s, die dagelijks in het werk zitten, kunt inzetten. Zij weten immers exact wat wel en niet werkt, waardoor juist zij nog betere oplossingen bedenken, dan een manager achter het bureau.
Hobbels onderweg
Een dergelijk traject roept in het begin altijd vragen op. Medewerkers die uitgevallen uren moesten opvangen, gaven aan dat er al zo’n krappe bezetting is en vroegen zich af waarom dit moest. En wat zij eraan hebben. Daarom moet elke deelnemer dan ook met zijn of haar eigen manager regelen hoe deze combifunctie zo goed mogelijk, naast hun eigen rol, ingepast kon worden. Allemaal om het kernproces, de zorg, altijd door te laten gaan.
Daarnaast was het voor collega’s niet meteen inzichtelijk wat de ‘Medewerkers aan het roer’ gingen doen en wat die bijeenkomsten inhielden en opleverden. Dit zorgde dan soms ook voor frictie. Zo was de planning soms toch niet zo goed geregeld of er was niet genoeg tijd. Irene van Schriek, Directeur Zorgbedrijf, en Bouchra Heuten-Ghandi, Hoofd Human Resource en Ontwikkeling, helpen hierbij. Zij zijn vaak bij de bijeenkomsten aanwezig en kunnen ook inhoudelijk meehelpen om vraagstukken te tackelen. Hierover spraken we eerder met ze in het eerste artikel van dit drieluik.
Iedereen een passende rol
Met aangemelde medewerkers zijn eerst intensieve gesprekken gevoerd om te kijken of het inpassen van de uren echt wel kon. Het gaat immers over het hart van de organisatie: de zorg. En die gaat 24 uur per dag door. Ook belangrijk was om de verwachtingen over en weer te peilen: ‘Wat verwachten we van elkaar?’ en ‘Zitten we op dezelfde lijn?’ Nadat dit helder was, is er een lijst gemaakt met alle projecten die in de komende periode gingen lopen.
“Door mensen zelf te laten veranderen en ze handvatten te geven, creëer je een continue verandering.” – Hjalmar de Ruiter, Transitiemanager
De ‘Medewerkers aan het roer’ werden gevraagd van welke van deze projecten zij enthousiast werden. Waar denken zij iets bij te kunnen dragen? Ze mochten hun naam op de lijst zetten met de rol waarin ze zichzelf zagen, bijvoorbeeld projectleider of medewerker. Op basis van die lijst zijn vervolgens gesprekken gevoerd om te bepalen welke personen een match waren. Zo kon er vrij snel al een aantal ‘Medewerkers aan het roer’ aan de slag in een bij hen passende rol in een project. Voor sommigen heeft het wel even geduurd voordat ze aan een project gekoppeld konden worden. Maar uiteindelijk heeft iedereen een passende rol gevonden. Niet allemaal echt in een projectgroep of als projectleider, maar inmiddels is de gedachte achter ‘Medewerkers aan het roer’ breder geworden. Deelnemers kunnen persoonlijk leiderschap tonen of verbeteringen oppakken binnen hun eigen afdeling of team.
Kennis en kunde voor een goede transitie
Marloes Bockting werkt al 22 jaar als Medisch Secretaresse op verschillende afdelingen binnen het Slingeland Ziekenhuis. Ze meldde zich aan voor het traject van ‘Medewerker aan het roer’, omdat ze zocht naar verdieping én graag wat wil toevoegen aan de organisatie. Dat de groep bestaat uit enthousiaste collega’s met verschillende achtergronden, zorgt volgens haar echt voor verbinding. Ze heeft veel contact met andere poliklinieken en ziet zichzelf echt als verbinder. Haar doel? Een match te maken tussen de kwaliteiten van collega’s en de projecten. Daar probeert ze anderen enthousiast voor te krijgen. Dat is niet altijd even makkelijk en vraagt om “nieuwe vaardigheden”.
“De diversiteit in die groep is fantastisch. We komen regelmatig bij elkaar, dus daar ontstaat een sociaal weefwerk en een nieuwe dynamiek, die samen een veranderkracht vormen.” – Marloes Bockting, Medisch Secretaresse
Volgens Marloes is het mooi om te zien dat het Ontwikkelprogramma steeds meer is gaan leven binnen het ziekenhuis. Collega’s zijn steeds meer betrokken en dat is goed, want ze hebben iedereen nodig binnen het verandertraject. Op zijn beurt zegt Hjalmar hierover: “Inmiddels merk je duidelijk het resultaat. Waar wij eerder alleen voor die bijeenkomsten stonden om uitleg te geven, begonnen de eerste ‘Medewerkers aan het roer’ mee te doen en gingen ze over hun eigen project vertellen. Bijvoorbeeld over de grote verandering bij het secretariaat en de bijbehorende opdracht. Je ziet nu dat ze echt hun eigen rol pakken voor de groep. En daar is het Ontwikkelprogramma zo belangrijk voor: we zorgen ervoor dat iedereen de kennis en kunde heeft om die transitie te kunnen maken.”
Leren kijken naar verandering
Het traject dat het Slingeland Ziekenhuis samen met Sioo is gestart, is bedoeld om het verandertraject goed in te kunnen vullen. Tijdens de bijeenkomsten ontwikkelen medewerkers hun persoonlijk leiderschap en delen ze kennis met elkaar. Daarvoor kregen ze instrumenten en praktische casuïstiek: ‘Waar loop je tegenaan?’ en ‘Hoe kun je dat oplossen?’ .Veelal een combinatie van theorie, handvatten aanreiken en leren van elkaar.
Zo kregen de medewerkers bijvoorbeeld de opdracht om hun netwerk binnen het ziekenhuis te omschrijven en hun netwerk uit te breiden door gesprekken te voeren met, voor hen onbekende, collega’s. Verder verkregen ze inzicht in hun eigen talenten en kwaliteiten; en welke rol in projecten ze daarmee kunnen invullen. De rol van beschouwer, innovator of juist een resultaatgerichte rol. Ze leerden hoe ze naar verandering kunnen kijken en om juist nieuwsgierig te zijn naar het gedrag van collega’s. Want wat maakt dat iemand niet meteen enthousiast wordt van verandering en kritiek heeft? Dit hoeft nog niet meteen te betekenen dat iemand echt in de weerstand zit, want misschien is de kritiek terecht.
Daarnaast hebben ze meer geleerd over de ‘harde’ kant van een project, zoals het maken van een projectplanning. In het najaar van 2024 staat een inspiratiesessie over combifuncties gepland, gegeven door een specialist uit het UMC Utrecht. Dit gaat over het concept van een combifunctie, de voordelen hiervan, praktische voorbeelden en handvatten voor de aanpak van problemen.
Meerwaarde voor de medewerkers
In een van de bijeenkomsten werd gevraagd naar de meerwaarde voor de ‘Medewerkers aan het roer’. Voor de meesten was dit het inzicht dat alle projecten echt nut hebben om tot het nieuwe ziekenhuis te komen. De weerstand was echter niet meteen weg. Voor veel collega’s gaat de invulling van hun functie veranderen en op termijn betekent het ook dat er een aantal fte uit de formatie moet. Dergelijke stappen brengen natuurlijk onrust met zich mee. Het is logisch dat mensen bang zijn om hun baan of functie te verliezen.
Met hun enthousiasme kunnen de ‘Medewerkers aan het roer’ daar juist bij helpen. Zij laten hun collega’s inzien welke kansen er uit het Verandertraject komen en dat verandering niet persé negatief hoeft te zijn. Alle medewerkers zijn het erover eens dat ze breder hebben leren kijken. Ze ervaren de steun die ze aan elkaar hebben als groep en gelijkgestemden, ook met collega’s buiten hun afdeling die ze eerder niet kende. Volgens Francine hebben ze elkaar nodig om iets te bereiken. Zo worden deelnemers ambassadeurs die anderen, die verandering lastig vinden of op de achtergrond blijven, betrekken.
Veel én open gesprekken
Marloes is het eens met Francine, het heeft vooral haar bewustwording vergroot. Het besef dat iedereen anders omgaat met veranderingen en dat je daar verschillende typeringen in hebt. Het helpt echt om daarover te praten met collega’s en te leren om mee te bewegen in plaats van ertegenin te gaan. Ze heeft geleerd om soms even af te wachten en goed te luisteren naar het verhaal van een collega. Vervolgens praat ze met de ander over wat die verandering voor hen betekent. Iets wat niet van de ene op de andere dag gaat en vraagt om veel én open gesprekken.
Omgaan met veranderingen werkt bij iedereen anders, heeft ook Rob Vinke gemerkt. Hij is aangehaakt bij het project als procesbegeleider en heeft regelmatig de medewerkers begeleid. Elke keer brengt hij het traject terug naar: ‘Hoe werkt het nu in de praktijk?’, ‘Waar lopen we tegenaan?’ en ‘Waarom is het logisch dat mensen zeggen dat ze er niet op zitten te wachten?’ Hij vindt het belangrijk om de stappen soms klein te maken en in die stappen terug te kijken naar het pad dat al is afgelegd.
Belangrijke opbrengst
Volgens Hjalmar zit de kracht van de ‘Medewerkers aan het roer’ en het Ontwikkelprogramma onder andere in het inzetten van talent op plekken waar het nodig is, om zo de betrokkenheid te vergroten. Daarbij is het ook heel belangrijk dat er oog is voor de emoties, want bij veranderingen als deze komt altijd veel emotie kijken. “Daarom is het ook prettig dat een manager zegt dat je er de tijd voor kunt nemen”, vult Marloes aan. “Er is een aparte geldstroom voor ‘Medewerkers aan het roer’. Zo kun je ook aan je afdeling uitleggen dat de uren die je daarvoor maakt, niet van het budget van je afdeling of van je polikliniek afgaan. Dat is erg fijn”, vervolgt ze.
De belangrijkste opbrengst is, volgens Marloes, dat de collega’s zich ook echt gehoord voelen en dat er wat gedaan wordt met de hun input. Volgens het management is het hierdoor ook steeds duidelijker wat er op de werkvloer afspeelt, wat ook heel waardevol is voor de voortgang van projecten. Doordat de ‘Medewerkers aan het roer’ regelmatig samenkomen, nemen ze de ervaring van hun eigen afdeling mee, wat ook handig is voor andere afdelingen. Hierdoor leren ze breder kijken, helpen ze elkaar met een mogelijke efficiëntieslag en wisselen ze ervaring uit. Door het gesprek aan te blijven gaan wordt het voor het management ook duidelijker dat ‘beren op de weg’ soms lastiger weg te krijgen zijn dan gedacht.
Van aanmeldzuil tot werkprocessen
Binnen het ziekenhuis lopen inmiddels diverse projecten waar ‘Medewerkers aan het roer’ bij betrokken zijn als lid of als leider van het projectteam. Eén van de projecten is de overgang naar digitale aanmelding van patiënten met een aanmeldzuil. Het doel is om dit voor de zomer te implementeren op alle poliklinieken in het ziekenhuis. Ook hierbij wordt de werkvloer betrokken. De projectteams gaan in gesprek met de medisch secretaresses, die nu de fysieke aanmeldingen verzorgen en denken zo mee hoe dat het beste geïmplementeerd kan worden.
Als voorzitter van de werkgroep poliklinieken is Marloes hier ook bij betrokken. Ze geeft aan dat haar opgedane vaardigheden van de begeleiding van Sioo goed van pas komen in dit traject: “Je moet alle poli’s meekrijgen natuurlijk, en iedereen betrokken krijgen én houden.” De vaardigheden die ze hiervoor gebruikt heeft ze opgedaan in het traject van ‘Medewerkers aan het roer’. Soms vindt ze het nog wel eens lastig om haar kennis toe te passen, maar door te reflecteren op haar eigen functioneren gaat dit steeds beter.
Ook heeft ze geleerd om gewoon te vragen waarom mensen iets lastig vinden of waar hun angst zit. Ze geeft toe dat ze de mensen die ‘niet mee willen’ eerder links liet liggen. Volgens haar is het, al met al, een mooi project: “Niet al te groot, met een positieve impact voor het ziekenhuis.” Hjalmar vult aan: “Gaandeweg kwamen we erachter dat elke poli een uniek bedrijf is, met een eigen werkproces. Daarop zijn eerst alle werkprocessen per poli in kaart gebracht en daarna gelijkgetrokken voor elke poli. Dit hebben de betrokkenen gedaan door elkaar op te zoeken, zonder begeleiding van externen!”
Beter dichtbij
Een ander project is ‘Beter dichtbij’, een communicatieplatform voor patiënten dat ook gebruikt wordt voor digitale consultatie. Hierbij waren ‘Medewerkers aan het roer’ onderdeel van het projectteam van de betreffende afdelingen. Het mooie daaraan was dat ze eerst per afdeling hebben gekeken hoe dit kan worden ingericht, om vervolgens te kijken naar mogelijke verbeteringen. Uiteindelijk zijn er mijlpalen benoemd, wat resulteerde in een enorme ‘drive’ om de projecten rond te krijgen met elkaar. Daarom wordt elke mijlpaal gevierd met taart!
Op het secretariaat wordt ook gewerkt aan veranderingen en taakdifferentiatie, zowel digitaal als procesmatig. Op elke poli wordt gewerkt aan de invulling van de nieuwe functie-indeling, in combinatie met de nieuwe hardware en software. Heel belangrijk in dit proces zijn de vragen: ‘Hoe houden we het werk leuk?’ en ‘Hoe zorg je ervoor dat de juiste persoon de juiste taak uitvoert?’ Bijzonder is dat de uitkomsten nu al tot echte verandering hebben geleid!
Werken volgens dezelfde methode
Alle kennis en kunde die is opgedaan brengt verbinding. Want als er gesproken wordt over hoe het project wordt aangevlogen, werkt iedereen volgens dezelfde methode. Het spreken van dezelfde taal zorgt voor verbinding en maakt dat de medewerkers als groep voor verandering zorgen en elkaar, waar nodig, ondersteunen. Francine heeft de ‘Medewerkers aan het roer’ echt een groep zien worden. Ze nemen initiatief, wachten niet meer op een projectleider, maar stappen er zelf op af in plaats van te wachten op de opdracht.
Ze werken samen, zelfs over afdelingsgrenzen heen. En dat is heel mooi om te zien! Marloes beaamt dit. Een aantal jaar geleden, waren de geluiden binnen het ziekenhuis nog anders: ‘Eerst maar eens kijken of dat nieuwe ziekenhuis er wel komt.’ Door onder andere de ‘Medewerkers aan het roer’ is dat beeld bijgesteld en hoor je nu: ‘Ik ben benieuwd wat het straks gaat worden!’ Een mooie stap voorwaarts. Ook het inzicht dat werkprocessen anders moeten of de functies veranderen, is ook niet meer zo eng. Mensen gaan, gelukkig, ook steeds meer kansen zien. Iets waarvan Marloes zich afvraagt of dat ook zo vlot was gegaan zonder de ‘Medewerkers aan het roer’.
Dit is het tweede deel van een drieluik over de ontwikkeling én uitvoering van dit ontwikkelprogramma. Lees het eerste deel terug in “De kracht van samen (deel 1)”.
Auteur
Angélique Triesscheijn – van Groeninghen, programmamanager bij Sioo
Over het Ontwikkelprogramma binnen het Slingeland Ziekenhuis
In het voorjaar van 2022 zijn het Slingeland Ziekenhuis en Sioo een bijzondere samenwerking gestart met het Ontwikkelprogramma. Angélique Triesscheijn, programmamanager bij Sioo, ging in gesprek met Sioo-collega Francine Lameris, Marloes Bockting, ‘Medewerker aan het roer’, Rob Vinke, programmabegeleider bij Sioo en Hjalmar de Ruiter, transitiemanager en clustermanager in het Slingeland Ziekenhuis over dit unieke traject, binnen het Ontwikkelprogramma, genaamd ‘Medewerkers aan het roer’. Hun verhaal gaat over de invulling van deze experimentele stap en wat dat heeft opgeleverd voor het ziekenhuis en de medewerkers en is het tweede deel van een drieluik over de ontwikkeling én uitvoering van dit ontwikkelprogramma. (Lees het eerste deel terug in “De kracht van samen (deel 1)”).
Een grootse uitdaging
Met alle uitdagingen in de zorg en de maatschappij, moest er ook iets gebeuren binnen het Slingeland Ziekenhuis om toekomstbestendig te worden én te blijven. Vacatures vervullen wordt moeilijker, terwijl patiënten door de vergrijzing steeds meer zorg nodig hebben. Dit vraagt om verandering.
Verandertrajecten worden vaak geïnitieerd vanuit directie en management of geregisseerd van buiten. Projecten worden opgestart zonder medewerkers van de werkvloer en soms is pas achteraf zichtbaar dat iets anders aangepakt had moeten worden. Dit maakt dat medewerkers zich heel vaak ongehoord en ongezien voelen. Binnen het Slingeland Ziekenhuis worden medewerkers daarom heel bewust bij het veranderproces betrokken. Een initiatief dat niet direct werd omarmd en gezien. Waar de gedachte eerst nog was dat ‘Het toch niet uitmaakt wat er op de werkvloer gezegd wordt omdat het management hun plan al heeft getrokken’, heerst er inmiddels een compleet andere sfeer. Nu heeft iedereen het gevoel dat ze echt samen, als het hele ziekenhuis, bezig zijn met het verandertraject. Medewerkers krijgen daarvoor vanuit het management ook de ondersteuning die ze nodig hebben.
Meer dan nieuwbouw
Als onderdeel van de vraagstukken waar de organisatie voor staat, wordt een compleet nieuw ziekenhuis gebouwd, waarvan de oplevering voor begin 2027 staat gepland. Het doel is om in de nieuwbouw alles te digitaliseren wat de patiënt zelf zou kunnen doen. De wens is om een gebouw neer te zetten waarin zo effectief mogelijk gewerkt wordt, bijvoorbeeld door loopafstanden zo kort mogelijk te houden. Dit draagt bij aan het werkplezier, samenwerking én efficiëntie. Allemaal om de kosten omlaag te brengen en de beschikbare capaciteit zoveel mogelijk in te zetten voor aandacht aan de patiënt en het verlenen van de benodigde zorg.
Maar alleen met een nieuw gebouw zijn ze er nog niet. De ‘Nieuwbouw’ is, samen met Transformatie & Innovatie (T&I) en het Ontwikkelprogramma, één van de drie programma’s waar het ziekenhuis mee bezig is. Het Ontwikkelprogramma is gemaakt voor de mensen die de nieuwe processen werkend maken. Iedereen krijgt hiermee de kans om zich het nieuwe werken eigen te maken en om mede vorm te geven aan de invulling. Het programma is gericht op medewerkers en hun gedrag. Aanleiding hiervoor zijn de uitdagingen waar het ziekenhuis mee te maken heeft en het besef dat dit vraagt om aanpassingen in het gedrag van iedereen.
Van experiment naar continue verandering
Een experimentele stap binnen in het Ontwikkelprogramma is het traject ‘Medewerkers aan het roer’. Dit kwam voort uit het idee van het transitieteam om een groep mensen ‘van de werkvloer’ de rol van ambassadeur en projectleider te geven. De gedachte hierachter is dat verandering van binnenuit geregisseerd moet worden en niet opgelegd van boven of van buiten. Iets dat in de meeste gevallen niet werkt, omdat processen dan vaak niet aansluiten op de praktijk of er weinig tot geen draagvlak voor is. Daarom deed het Slingeland Ziekenhuis twee jaar geleden een oproep onder medewerkers. Wie dat wilde mocht, naast hun eigen werkzaamheden, meewerken aan de transformatie en innovatie van de organisatie.
Een oproep waar in eerste instantie zo’n 30-50 mensen, met name binnen het zorgbedrijf, gehoor aan gaven. Uiteindelijk kwam er een hele diverse groep van ca. 30 medewerkers tot stand met onder andere secretaresses, verpleegkundigen, applicatiebeheerders en specialisten. Hjalmar de Ruiter is één van de mensen die in deze transitie een combinatiefunctie vervult. Hij werkt al 18 jaar bij het Slingeland Ziekenhuis en heeft gemerkt dat je een heel stuk innovatie- en denkkracht van collega’s, die dagelijks in het werk zitten, kunt inzetten. Zij weten immers exact wat wel en niet werkt, waardoor juist zij nog betere oplossingen bedenken, dan een manager achter het bureau.
Hobbels onderweg
Een dergelijk traject roept in het begin altijd vragen op. Medewerkers die uitgevallen uren moesten opvangen, gaven aan dat er al zo’n krappe bezetting is en vroegen zich af waarom dit moest. En wat zij eraan hebben. Daarom moet elke deelnemer dan ook met zijn of haar eigen manager regelen hoe deze combifunctie zo goed mogelijk, naast hun eigen rol, ingepast kon worden. Allemaal om het kernproces, de zorg, altijd door te laten gaan.
Daarnaast was het voor collega’s niet meteen inzichtelijk wat de ‘Medewerkers aan het roer’ gingen doen en wat die bijeenkomsten inhielden en opleverden. Dit zorgde dan soms ook voor frictie. Zo was de planning soms toch niet zo goed geregeld of er was niet genoeg tijd. Irene van Schriek, Directeur Zorgbedrijf, en Bouchra Heuten-Ghandi, Hoofd Human Resource en Ontwikkeling, helpen hierbij. Zij zijn vaak bij de bijeenkomsten aanwezig en kunnen ook inhoudelijk meehelpen om vraagstukken te tackelen. Hierover spraken we eerder met ze in het eerste artikel van dit drieluik.
Iedereen een passende rol
Met aangemelde medewerkers zijn eerst intensieve gesprekken gevoerd om te kijken of het inpassen van de uren echt wel kon. Het gaat immers over het hart van de organisatie: de zorg. En die gaat 24 uur per dag door. Ook belangrijk was om de verwachtingen over en weer te peilen: ‘Wat verwachten we van elkaar?’ en ‘Zitten we op dezelfde lijn?’ Nadat dit helder was, is er een lijst gemaakt met alle projecten die in de komende periode gingen lopen.
“Door mensen zelf te laten veranderen en ze handvatten te geven, creëer je een continue verandering.” – Hjalmar de Ruiter, Transitiemanager
De ‘Medewerkers aan het roer’ werden gevraagd van welke van deze projecten zij enthousiast werden. Waar denken zij iets bij te kunnen dragen? Ze mochten hun naam op de lijst zetten met de rol waarin ze zichzelf zagen, bijvoorbeeld projectleider of medewerker. Op basis van die lijst zijn vervolgens gesprekken gevoerd om te bepalen welke personen een match waren. Zo kon er vrij snel al een aantal ‘Medewerkers aan het roer’ aan de slag in een bij hen passende rol in een project. Voor sommigen heeft het wel even geduurd voordat ze aan een project gekoppeld konden worden. Maar uiteindelijk heeft iedereen een passende rol gevonden. Niet allemaal echt in een projectgroep of als projectleider, maar inmiddels is de gedachte achter ‘Medewerkers aan het roer’ breder geworden. Deelnemers kunnen persoonlijk leiderschap tonen of verbeteringen oppakken binnen hun eigen afdeling of team.
Kennis en kunde voor een goede transitie
Marloes Bockting werkt al 22 jaar als Medisch Secretaresse op verschillende afdelingen binnen het Slingeland Ziekenhuis. Ze meldde zich aan voor het traject van ‘Medewerker aan het roer’, omdat ze zocht naar verdieping én graag wat wil toevoegen aan de organisatie. Dat de groep bestaat uit enthousiaste collega’s met verschillende achtergronden, zorgt volgens haar echt voor verbinding. Ze heeft veel contact met andere poliklinieken en ziet zichzelf echt als verbinder. Haar doel? Een match te maken tussen de kwaliteiten van collega’s en de projecten. Daar probeert ze anderen enthousiast voor te krijgen. Dat is niet altijd even makkelijk en vraagt om “nieuwe vaardigheden”.
“De diversiteit in die groep is fantastisch. We komen regelmatig bij elkaar, dus daar ontstaat een sociaal weefwerk en een nieuwe dynamiek, die samen een veranderkracht vormen.” – Marloes Bockting, Medisch Secretaresse
Volgens Marloes is het mooi om te zien dat het Ontwikkelprogramma steeds meer is gaan leven binnen het ziekenhuis. Collega’s zijn steeds meer betrokken en dat is goed, want ze hebben iedereen nodig binnen het verandertraject. Op zijn beurt zegt Hjalmar hierover: “Inmiddels merk je duidelijk het resultaat. Waar wij eerder alleen voor die bijeenkomsten stonden om uitleg te geven, begonnen de eerste ‘Medewerkers aan het roer’ mee te doen en gingen ze over hun eigen project vertellen. Bijvoorbeeld over de grote verandering bij het secretariaat en de bijbehorende opdracht. Je ziet nu dat ze echt hun eigen rol pakken voor de groep. En daar is het Ontwikkelprogramma zo belangrijk voor: we zorgen ervoor dat iedereen de kennis en kunde heeft om die transitie te kunnen maken.”
Leren kijken naar verandering
Het traject dat het Slingeland Ziekenhuis samen met Sioo is gestart, is bedoeld om het verandertraject goed in te kunnen vullen. Tijdens de bijeenkomsten ontwikkelen medewerkers hun persoonlijk leiderschap en delen ze kennis met elkaar. Daarvoor kregen ze instrumenten en praktische casuïstiek: ‘Waar loop je tegenaan?’ en ‘Hoe kun je dat oplossen?’ .Veelal een combinatie van theorie, handvatten aanreiken en leren van elkaar.
Zo kregen de medewerkers bijvoorbeeld de opdracht om hun netwerk binnen het ziekenhuis te omschrijven en hun netwerk uit te breiden door gesprekken te voeren met, voor hen onbekende, collega’s. Verder verkregen ze inzicht in hun eigen talenten en kwaliteiten; en welke rol in projecten ze daarmee kunnen invullen. De rol van beschouwer, innovator of juist een resultaatgerichte rol. Ze leerden hoe ze naar verandering kunnen kijken en om juist nieuwsgierig te zijn naar het gedrag van collega’s. Want wat maakt dat iemand niet meteen enthousiast wordt van verandering en kritiek heeft? Dit hoeft nog niet meteen te betekenen dat iemand echt in de weerstand zit, want misschien is de kritiek terecht.
Daarnaast hebben ze meer geleerd over de ‘harde’ kant van een project, zoals het maken van een projectplanning. In het najaar van 2024 staat een inspiratiesessie over combifuncties gepland, gegeven door een specialist uit het UMC Utrecht. Dit gaat over het concept van een combifunctie, de voordelen hiervan, praktische voorbeelden en handvatten voor de aanpak van problemen.
Meerwaarde voor de medewerkers
In een van de bijeenkomsten werd gevraagd naar de meerwaarde voor de ‘Medewerkers aan het roer’. Voor de meesten was dit het inzicht dat alle projecten echt nut hebben om tot het nieuwe ziekenhuis te komen. De weerstand was echter niet meteen weg. Voor veel collega’s gaat de invulling van hun functie veranderen en op termijn betekent het ook dat er een aantal fte uit de formatie moet. Dergelijke stappen brengen natuurlijk onrust met zich mee. Het is logisch dat mensen bang zijn om hun baan of functie te verliezen.
Met hun enthousiasme kunnen de ‘Medewerkers aan het roer’ daar juist bij helpen. Zij laten hun collega’s inzien welke kansen er uit het Verandertraject komen en dat verandering niet persé negatief hoeft te zijn. Alle medewerkers zijn het erover eens dat ze breder hebben leren kijken. Ze ervaren de steun die ze aan elkaar hebben als groep en gelijkgestemden, ook met collega’s buiten hun afdeling die ze eerder niet kende. Volgens Francine hebben ze elkaar nodig om iets te bereiken. Zo worden deelnemers ambassadeurs die anderen, die verandering lastig vinden of op de achtergrond blijven, betrekken.
Veel én open gesprekken
Marloes is het eens met Francine, het heeft vooral haar bewustwording vergroot. Het besef dat iedereen anders omgaat met veranderingen en dat je daar verschillende typeringen in hebt. Het helpt echt om daarover te praten met collega’s en te leren om mee te bewegen in plaats van ertegenin te gaan. Ze heeft geleerd om soms even af te wachten en goed te luisteren naar het verhaal van een collega. Vervolgens praat ze met de ander over wat die verandering voor hen betekent. Iets wat niet van de ene op de andere dag gaat en vraagt om veel én open gesprekken.
Omgaan met veranderingen werkt bij iedereen anders, heeft ook Rob Vinke gemerkt. Hij is aangehaakt bij het project als procesbegeleider en heeft regelmatig de medewerkers begeleid. Elke keer brengt hij het traject terug naar: ‘Hoe werkt het nu in de praktijk?’, ‘Waar lopen we tegenaan?’ en ‘Waarom is het logisch dat mensen zeggen dat ze er niet op zitten te wachten?’ Hij vindt het belangrijk om de stappen soms klein te maken en in die stappen terug te kijken naar het pad dat al is afgelegd.
Belangrijke opbrengst
Volgens Hjalmar zit de kracht van de ‘Medewerkers aan het roer’ en het Ontwikkelprogramma onder andere in het inzetten van talent op plekken waar het nodig is, om zo de betrokkenheid te vergroten. Daarbij is het ook heel belangrijk dat er oog is voor de emoties, want bij veranderingen als deze komt altijd veel emotie kijken. “Daarom is het ook prettig dat een manager zegt dat je er de tijd voor kunt nemen”, vult Marloes aan. “Er is een aparte geldstroom voor ‘Medewerkers aan het roer’. Zo kun je ook aan je afdeling uitleggen dat de uren die je daarvoor maakt, niet van het budget van je afdeling of van je polikliniek afgaan. Dat is erg fijn”, vervolgt ze.
De belangrijkste opbrengst is, volgens Marloes, dat de collega’s zich ook echt gehoord voelen en dat er wat gedaan wordt met de hun input. Volgens het management is het hierdoor ook steeds duidelijker wat er op de werkvloer afspeelt, wat ook heel waardevol is voor de voortgang van projecten. Doordat de ‘Medewerkers aan het roer’ regelmatig samenkomen, nemen ze de ervaring van hun eigen afdeling mee, wat ook handig is voor andere afdelingen. Hierdoor leren ze breder kijken, helpen ze elkaar met een mogelijke efficiëntieslag en wisselen ze ervaring uit. Door het gesprek aan te blijven gaan wordt het voor het management ook duidelijker dat ‘beren op de weg’ soms lastiger weg te krijgen zijn dan gedacht.
Van aanmeldzuil tot werkprocessen
Binnen het ziekenhuis lopen inmiddels diverse projecten waar ‘Medewerkers aan het roer’ bij betrokken zijn als lid of als leider van het projectteam. Eén van de projecten is de overgang naar digitale aanmelding van patiënten met een aanmeldzuil. Het doel is om dit voor de zomer te implementeren op alle poliklinieken in het ziekenhuis. Ook hierbij wordt de werkvloer betrokken. De projectteams gaan in gesprek met de medisch secretaresses, die nu de fysieke aanmeldingen verzorgen en denken zo mee hoe dat het beste geïmplementeerd kan worden.
Als voorzitter van de werkgroep poliklinieken is Marloes hier ook bij betrokken. Ze geeft aan dat haar opgedane vaardigheden van de begeleiding van Sioo goed van pas komen in dit traject: “Je moet alle poli’s meekrijgen natuurlijk, en iedereen betrokken krijgen én houden.” De vaardigheden die ze hiervoor gebruikt heeft ze opgedaan in het traject van ‘Medewerkers aan het roer’. Soms vindt ze het nog wel eens lastig om haar kennis toe te passen, maar door te reflecteren op haar eigen functioneren gaat dit steeds beter.
Ook heeft ze geleerd om gewoon te vragen waarom mensen iets lastig vinden of waar hun angst zit. Ze geeft toe dat ze de mensen die ‘niet mee willen’ eerder links liet liggen. Volgens haar is het, al met al, een mooi project: “Niet al te groot, met een positieve impact voor het ziekenhuis.” Hjalmar vult aan: “Gaandeweg kwamen we erachter dat elke poli een uniek bedrijf is, met een eigen werkproces. Daarop zijn eerst alle werkprocessen per poli in kaart gebracht en daarna gelijkgetrokken voor elke poli. Dit hebben de betrokkenen gedaan door elkaar op te zoeken, zonder begeleiding van externen!”
Beter dichtbij
Een ander project is ‘Beter dichtbij’, een communicatieplatform voor patiënten dat ook gebruikt wordt voor digitale consultatie. Hierbij waren ‘Medewerkers aan het roer’ onderdeel van het projectteam van de betreffende afdelingen. Het mooie daaraan was dat ze eerst per afdeling hebben gekeken hoe dit kan worden ingericht, om vervolgens te kijken naar mogelijke verbeteringen. Uiteindelijk zijn er mijlpalen benoemd, wat resulteerde in een enorme ‘drive’ om de projecten rond te krijgen met elkaar. Daarom wordt elke mijlpaal gevierd met taart!
Op het secretariaat wordt ook gewerkt aan veranderingen en taakdifferentiatie, zowel digitaal als procesmatig. Op elke poli wordt gewerkt aan de invulling van de nieuwe functie-indeling, in combinatie met de nieuwe hardware en software. Heel belangrijk in dit proces zijn de vragen: ‘Hoe houden we het werk leuk?’ en ‘Hoe zorg je ervoor dat de juiste persoon de juiste taak uitvoert?’ Bijzonder is dat de uitkomsten nu al tot echte verandering hebben geleid!
Werken volgens dezelfde methode
Alle kennis en kunde die is opgedaan brengt verbinding. Want als er gesproken wordt over hoe het project wordt aangevlogen, werkt iedereen volgens dezelfde methode. Het spreken van dezelfde taal zorgt voor verbinding en maakt dat de medewerkers als groep voor verandering zorgen en elkaar, waar nodig, ondersteunen. Francine heeft de ‘Medewerkers aan het roer’ echt een groep zien worden. Ze nemen initiatief, wachten niet meer op een projectleider, maar stappen er zelf op af in plaats van te wachten op de opdracht.
Ze werken samen, zelfs over afdelingsgrenzen heen. En dat is heel mooi om te zien! Marloes beaamt dit. Een aantal jaar geleden, waren de geluiden binnen het ziekenhuis nog anders: ‘Eerst maar eens kijken of dat nieuwe ziekenhuis er wel komt.’ Door onder andere de ‘Medewerkers aan het roer’ is dat beeld bijgesteld en hoor je nu: ‘Ik ben benieuwd wat het straks gaat worden!’ Een mooie stap voorwaarts. Ook het inzicht dat werkprocessen anders moeten of de functies veranderen, is ook niet meer zo eng. Mensen gaan, gelukkig, ook steeds meer kansen zien. Iets waarvan Marloes zich afvraagt of dat ook zo vlot was gegaan zonder de ‘Medewerkers aan het roer’.
Dit is het tweede deel van een drieluik over de ontwikkeling én uitvoering van dit ontwikkelprogramma. Lees het eerste deel terug in “De kracht van samen (deel 1)”.
Auteur
Angélique Triesscheijn – van Groeninghen, programmamanager bij Sioo